Com idéias simples e espertas, seu dia pode, sim, ter 36 horas – de tanto que rende! Mais: o que quer dizer estar sempre atrasada ou adiantada; as soluções preciosas das pessoas megaocupadas; e a hora mágica em que o tempo pára e a gente agradece
Em casa
• Analise cada ambiente da casa. Separe o que está fora de uso e pode ser doado. Isso ajuda a liberar a área”, recomenda Kelley Lara, da Oz!, empresa paulista especializada em organização.
• Disponha em cada ambiente acessórios organizadores, como caixas de brinquedos, porta-trecos e aramados, que favoreçam separar objetos e outros itens por categoria e guardar tudo com praticidade. Também é importante recolher o que está espalhado. Uma boa idéia é reservar um cesto para acomodar coisas soltas. No fim do dia, coloque-as no lugar”, ensina a personal organizer Camila Paiva, de São Paulo.
• Uma boa arrumação implica guardar as coisas de forma inteligente. “Não adianta colocar o aparelho de jantar no lugar mais acessível do guarda-louças se o conjunto é usado apenas em ocasiões especiais. A regra é deixar à mão o que é utilizado com freqüência”, afirma Camila Paiva. Planeje um esquema de administração doméstica, distribuindo tarefas predeterminadas a cada dia da semana. E convoque todo mundo para entrar no espírito: você, sua família e a empregada, se houver. Ela precisa receber orientações claras sobre o que fazer – e como – para que tudo saia a contento. “Em geral, as pessoas passam instruções muito superficiais. Porém, gastar tempo para ensinar os funcionários é fundamental”, afirma Laura Bortolai, da empresa de organização Help Home.
• Coloque objetos importantes, como as chaves, sempre no mesmo local. “Em média, uma pessoa gasta de 20% a 30% do tempo procurando alguma coisa”, afirma a psicóloga Ana Maria Rossi, de Porto Alegre.
• Na cozinha, reúna todos os potes e tampas espalhados pelos armários. Se tiver filhos, inclua as crianças na arrumação pedindo que encontrem a tampa de cada pote. Tampa sem pote? Lixo reciclável. Pote sem tampa? Pode ir para o lixo reciclável também ou ser usado para guardar pequenos itens dentro do armário.
• Os talheres e as louças do dia-a-dia devem estar sempre à mão, de preferência próximos do local onde são feitas as refeições, de forma a facilitar o manuseio.
• Mantenha os eletrodomésticos e suas peças juntos.
• Quem costuma comprar muita roupa deve fazer uma revisão no armário a cada seis meses. “O que não foi usado nos dois últimos anos dificilmente sairá do cabide. Então, doe”, recomenda Camila Paiva, personal organizer. Com os cabideiros mais livres, organize as peças por cor e tipo (das mais leves às mais pesadas) ou separe as roupas de inverno das de verão. “Se o espaço é reduzido, durante o inverno acomode as peças de verão em locais menos acessíveis e vice-versa”, afirma Kelley Lara.
• Em relação aos jogos de cama, mesa e banho, a melhor maneira de evitar que se misturem (e depois perder um tempão procurando) é manter as peças do mesmo conjunto dobradas em formato de pacote.
No supermercado
O mais prático é comprar perecíveis e alimentos refrigerados a cada semana e reservar um dia do mês para uma compra grande de não perecíveis, como latarias e produtos de limpeza. Para facilitar a elaboração da lista de compras, deixe um caderno na cozinha e anote os itens que forem acabando. “Uma alternativa é manter um arquivo com a lista no computador. Imprima, faça a revisão das prateleiras e marque a quantidade do que precisa ser reabastecido”, diz Kelley Lara, da Oz.
Atrasada, adiantada
Dificilmente somos pontuais: geralmente estamos adiantadas ou atrasadas – dois estilos de lidar com o tempo que dizem muito sobre nós mesmas. “O melhor seria não ser uma coisa nem outra, e sim pontual, buscando o equilíbrio”, acredita a psicóloga Lana Harari, de São Paulo.
Sempre atrasada
• Lado A - É descontraída, bem-humorada e sem rigidez em relação ao tempo. Não se culpa tanto por estar atrasada. “Essa pessoa não sofre e funciona num ponto bom, mas somente para ela”, diz Lana Harari.
• Lado B - Está sempre atolada de tarefas porque não consegue definir prioridades. Incomoda as pessoas, pois atrapalha o andamento das coisas. Além disso, passa a imagem de desrespeito em relação aos outros, sempre à sua espera.
Sempre adiantada
• Lado A - Sabe decidir o que é mais importante no dia-a-dia. Dedica-se inteiramente ao que pretende fazer e com isso garante qualidade no resultado final.
• Lado B - Ansiosa, quer fazer acontecer antes da hora e é muito rigorosa consigo mesma. “Há quem pense que os adiantados são mais pacientes. É justamente o contrário: por serem rígidos, não sabem lidar com imprevistos”, explica a terapeuta Ana Cristina Canosa, de São Paulo.
Agenda esperta
Quer você trabalhe fora ou em casa, a agenda é uma ferramenta importante na organização do tempo – nem que seja uma simples folha de papel em que você escreva todas as tarefas do dia ou da semana. À noite, organize a programação do dia seguinte por ordem de importância. Leva dez minutos e permite ganhar horas. Algumas idéias luminosas:
• Organize cada saída de casa, seja de carro, seja a pé, de forma a passar por todos os lugares aonde precisa ir. “Assim você evitará ficar horas no trânsito”, diz Laura Bortolai, da Help Home. Faça um mapa dentro da sua cabeça: se terá que levar as crianças ao colégio e precisa passar em uma farmácia, com certeza haverá uma no caminho, bem como lavanderia, compra de emergência, sapateiro, costureira.
• Tente sempre marcar o primeiro horário da consulta com o médico ou o dentista. O risco de ficar horas esperando diminui muito.
• Pague as contas pela internet, por telefone ou outros serviços oferecidos pelos bancos. Hoje em dia, as instituições competem para oferecer facilidades e diminuir as filas. Informe-se.
Sexo no relógio
Vamos combinar: se existe algo que não deve ter duração predeterminada ou que nos permite perder a noção da hora, esse algo é o sexo. Faz bem à saúde, rejuvenesce, melhora o humor e ativa a circulação sanguínea. Qual é o tempo ideal para um bom sexo? Uma relação sexual de alguns minutos pode dar mais prazer do que aquela que se alongou mas foi protocolar”, diz Ana Cristina Canosa, sexóloga e terapeuta sexual. “O orgasmo estilhaça a noção do tempo, embora ele mesmo demore poucos segundos.” Teorias relacionando tempo ao prazer sexual não faltam. O escritor Paulo Coelho, em seu romance Onze Minutos (ed. planeta), entra nessa seara ao contar a trajetória da jovem prostituta Maria, para quem os minutos do título eram suficientes. Hoje, porém, muitas mulheres pecam quando o assunto é tempo e sexo. “É desproporcional o tempo que gastamos para ficar bonitas, saudáveis e sensuais em relação ao tempo dedicado ao sexo”, diz Ana Cristina. A sexóloga recomenda buscar o equilíbrio entre os nossos prazeres para não perder o erotismo no dia-a-dia. Ou seja, “não esquecer dos beijos intensos no parceiro no cinema, como quando eram namorados, e dos filmes eróticos, que acendem a excitação relegada a segundo plano porque estamos cansadas do trabalho e temos filhos para cuidar”. Para a psicóloga Valéria Meirelles, de São Paulo, é preciso refletir sobre o tipo de relacionamento sexual que queremos com o nosso parceiro, sem se preocupar se o bumbum está caído, se devemos ou não colocar silicone nos seios. “Vale ir à luta, porque sexo é vida, antes de qualquer coisa.”
No trabalho
• Determine seus objetivos
Tenha bem claro o que pretende atin gir em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-a à vista. “Esta beleça pequenos objetivos e se recompense por seus sucessos”, aconselha Christian Barbosa, consultor da Tría de do Tempo e autor de Você, dona do seu tempo (Ed. Gente).
• Faça uma lista diária de tarefas e prioridades
Use o seu período mais produtivo para realizar as tarefas que mais exigem de vo cê e deixe as tarefas mais fáceis para os períodos em que dispõe de menos energia.
• Não confie em sua memória
A melhor maneira de nun ca esquecer um compromisso, um deadline, um evento ou um detalhe é anotar tudo e deixar à vista.
• Torne seus telefonemas mais produtivos
Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais, vá direto ao assunto e seja breve e objetiva sem perder a simpatia.
• Delegue
Passe a bola aos seus subordinados, come çando pelas rotinas e procedimentos operacionais, em geral mais simples. Depois, se puder, delegue também empreitadas de maior fôlego, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a. “Delegando, você estará livre para alçar vôos mais altos”, explica o consultor Ernesto Berg, especialista em gestão empresarial, de São Paulo.
• Saiba dizer “não”
Se estiver ato lada de trabalho, di ga clarame nte ao seu superior que não tem condições de assumir mais uma mis são, sob o risco de com prometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira ou tra pessoa e, se mes mo assim seu chefe insistir, negocie novos prazos.
• Faça reuniões produtivas
Reuniões eficazes exigem um coordenador, assuntos previamente combinados e do conhecimento e envolvimento de todos. No final, cópia para cada um das decisões tomadas, com os compromissos assumidos e as datas de realização.
• Controle o perfeccionismo
Algumas pessoas impedem o andamento de relatórios e projetos que não passem pelo seu controle de qualidade. Assim, decisões importantes deixam de ser tomadas. “Se o ótimo já está ótimo, então deixe o rio continuar fluindo. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço – e não vale o trabalho”, diz Christian Barbosa. “O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível”, completa o consultor Ernesto Berg.
• Saiba o que fazer com os papéis
Se você coleciona pa péis em cima da mesa, pergunte-se: “Qual a pior coisa que poderia acontecer se fossem para o lixo?” Transfira os que não são de sua alçada ao chefe ou colega.
E-mails
• Defina horários para abrir a caixa postal
Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail. Isso só o fará perder o foco e a atenção.
• Crie uma pasta para e-mails importantes
O volume de mensagens indesejadas exige de você um tempo para identificá-las e apagá-las. O recomendado é criar uma pasta "Importantes” e adicionar uma regra ao seu e-mail para mover automaticamente mensagens de pessoas que lhe interessam para essa pasta.
• Processe seus e-mails
Um péssimo hábito é deixar a caixa de e-mails lotada de mensagens. Mantenha-a sempre vazia ou apenas com e-mails que dependem da resposta de terceiros. Apague imediatamente tudo o que for inútil.
• Responda na hora
Se você começou a ler o e-mail e ele precisa ser respondido, faça-o na mesma hora.
As soluções dos megaocupados
"Trabalho fixo por meio período num hospital, onde lidero 40 médicos e dez profissionais admi nistrativos. Em ca sa, coordeno quatro pessoas, entre babás e empregadas, e, no meu consultório, tenho uma ótima equipe. Só com esse aparato pessoal e profissional é que consigo administrar meu tempo e ficar o máximo possível com a família. O segredo é montar equipes competentes e de confiança. Mas isso exige ter paciência, perseverança e auto-estima. É preciso estar bem consigo mesma para coordenar as pessoas. Depois que me tornei mãe, minha postura mudou: quero ser uma pessoa melhor a cada dia para minha filha se orgulhar de mim."
Danielli Haddad, 36 anos, casada, mãe de Marina, 3 anos, cardiologista e chefe do check-up para executivos do Hospital Sírio-Libanês, em São Paulo
"Na véspera, me informo sobre a agenda do dia seguinte e tento sempre ser produtivo. Para mim, é fundamental que as reuniões sejam objetivas, durem no máximo 40 minutos e que tenham pauta predefinida. Respondo a e-mails pelo celular. Nos finais de semana, e também duas vezes por semana após o trabalho, me dedico aos meus filhos. Ten to marcar as viagens, que são freqüentes, nos dias em que não estou com eles. E os telefonemas são sempre rápidos. Assim, consigo dar conta de tudo sem ficar estressado e encontro tempo para fazer exercícios físicos e para conviver com os amigos. Minha secretária, Priscila, é meu braço direito. Idem o meu motorista. Graças a ele não desperdiço tempo no trânsito: nesse período, respondo a e-mails, faço ligações e leio jornais."
Sérgio Bezerra, 48 anos, divorciado, pai de Mila, 20 anos, Bia, 17, e Henrique, 6, diretor executivo do Bic Banco, em São Paulo
"Meu maior segredo é organizar minha semana inteira. Visualizo o que tenho de fazer, distribuo no decorrer dos dias e procuro não atrasar. No dia-a-dia, acordo cedo para andar num parque perto de casa. Chego ao trabalho às 9 horas e paro somente para o almoço. Pela manhã, respondo a e-mails, pois recebo cerca de 200 por dia. Jamais deixo acumular as respostas. Aproveito o horário do almoço para ir à manicure ou fazer compras rápidas no supermercado. Assim, no final de semana ganho mais tempo para ficar com minha família. Procuro ser objetiva no telefone e prefiro falar com amigas por e-mail, pois toma menos tempo. Marco encontros com elas durante a semana após o horário de trabalho: isso é importante para cultivar uma vida social individual sem sacrificar o convívio familiar."
Josefa Rodrigues, 49 anos, ca sada, mãe de Beatriz, 14 anos, secretária executi va bilíngüe da Machado, Meyer, Sendacz e Opice Advogados, em São Paulo
A papelada
Saiba como guardar contas e documentos pessoais e profissionais:
• Combine com todos da casa que as contas a pagar enviadas pelo correio devem ser colocadas sempre no mesmo lugar, como uma caixa em local visível, para que o responsável pelos pagamentos não as esqueça.
• Mantenha os recibos de contas pa gas sempre no mesmo lugar, como uma caixa. Uma vez por mês, separe-os e guarde em algum tipo de arquivo – pode ser um módulo com rodízios, uma ga veta com pastas suspensas ou uma pasta sanfonada.
• Se você, a cada ano, sofre para encontrar o que precisa para o imposto de renda, crie uma pasta ou arquivo apenas para guardar os documentos necessários para a declaração. Ao longo do ano, coloque nesse compartimento os recibos de mensalidades escolares, médicos e dentistas, o informe de rendimentos, os extratos do plano de saúde e da previdência privada. Documentos de cada pessoa, carro e imóvel da família, além de exames médicos que precisam ser guardados para futuras comparações, merecem pastas específicas”, afirma Camila Paiva, personal organizer.
Para refletir
A psicóloga Ana Maria Rossi, presidente da International Stress Management Association no Brasil (Isma-BR), sugere algumas questões para ajudar você a avaliar suas falhas e os pontos positivos na administração do seu tempo profissional e pessoal e buscar mudanças para viver melhor.
• O tempo tem real valor para mim?
• Como utilizo meu tempo no dia-a-dia?
• Consigo identificar defeitos em meu compor tamento que me fazem perder tempo?
• Meus objetivos de vida estão definidos? Metas claras dão mais sentido ao tempo.
• Tenho tendência a ser perfeccionista? Quem busca a perfeição em tudo perde muito tempo, pois adia tarefas por medo de não conseguir executá-las com excelência.
• Minha falta de tempo pode estar relacionada à minha falta de concentração e nível de stress? Stress muito elevado induz a um mau gerenciamento de tempo.
• Como está minha mesa de trabalho? Se o local está em ordem, é possível se concentrar melhor e fazer o tempo render mais.
• Uso o tempo para realizar meus sonhos?
Sem culpa
O tempo que dedicamos – ou deixamos de dedicar – ao trabalho, à família, aos amigos, à nossa saúde e a tudo o mais que nos cerca é quase sempre motivo de culpa. “Isso é fruto da ampliação dos papéis da mulher no mundo masculino e do fato de que não foram redefinidos”, afirma a psicóloga Valéria Meirelles, de São Paulo. “É chegado o momento de refletirmos e negociarmos com o parceiro e também no trabalho.” Em casa, por exemplo, dividir as tarefas domésticas com o companheiro é fundamental para pilotar melhor o seu tempo e não se sentir tão culpada por não dar conta de tudo. Porém, mesmo quando o casal já divide as tarefas, é comum a gente viver reclamando da maneira como eles cumprem sua cota. Resultado: acabamos refazendo tudo. “Muitos homens, mesmo os mais jovens, não foram educados para as tarefas caseiras. Precisamos aceitar o jeito de o parceiro realizá-las ou então dizer a eles como achamos que deve ser feito.” No trabalho, o primeiro passo é estabelecer prioridades. Você pode, por exemplo, focar sua energia na carreira porque está de olho numa promoção ou deseja fazer um MBA, o que significará reduzir o tem po com a família. Explique esse momento da sua vida a todos em casa. “Mas lembre que não será para sempre. Vale sa ber o que é importante nessa hora, decidir e seguir em frente”, diz a psicóloga Valéria Meirelles. Claro que toda decisão pode – e deve – ser reavaliada. “É preciso saber quando uma etapa da vida chega ao final e não ficarmos fixadas a eventos do passado”, recomenda a psicóloga Lana Harari, de São Paulo. “Deixe aquilo ir embora, pois assim se abrirão novas possibilidades de experiências. Essa é a grande riqueza da vida.”
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